• Relation locataires – accueil et orientation
  • Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes des locataires ;
  • Apporter un premier niveau d’information aux locataires ;
  • Assurer le suivi des demandes simples et relances si nécessaire
  • Analyser et qualifier les sollicitations présentant des éléments de complexité :
    • Demandes techniques : transmission au responsable technique,
    • Demandes administratives / locatives : transmission au responsable de gestion locative ;
• Assistance administrative de la gestion locative
  • Assister les responsables de gestion locative dans la gestion quotidienne des dossiers ;
  • Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs locataires (baux, pièces administratives, assurances…) ;
  • Participer à la préparation des documents liés à la vie du bail (entrée, sortie, renouvellement) ;
  • Assurer la mise à jour des fichiers de suivi (budget, copropriété, etc) et du logiciel de gestion locative (entrée, sortie, etc) ;
  • Participer à l’archivage et au classement des documents ;
  • Participer à la rédaction des communications à l’attention des locataires : affiches, notes d’information, mailing, courriers ;
  • Assurer les visites des logements vacants avec les potentiels candidats ;
  • Suivre la mise en signature des factures affectées à la gestion locative
• Assistance administrative de la gestion technique
  • Effectuer la saisie des factures et le suivi administratif des interventions techniques courantes :
    commandes, devis, factures ;
  • Suivre et mettre à la signature les ordres de services ;
  • Alimenter et mettre à jour le tableau travaux pour le suivi du budget.

• Connaissances / savoirs
  • Connaissance des bases de la gestion locative
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
  • Connaissance d’un logiciel de gestion locative (appréciée)
  • Notions en gestion administrative et comptable
• Savoir-faire
  • Organisation et gestion des priorités
  • Capacité à traiter des demandes multiples simultanément
  • Qualité rédactionnelle
  • Rigueur administrative
  • Capacité à gérer la relation téléphonique avec des interlocuteurs variés
• Savoir-être
  • Excellent relationnel et sens du service
  • Rigueur et fiabilité
  • Réactivité et capacité d’adaptation
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Esprit d’équipe
  • Polyvalence
• Particularités du poste
  • Poste fortement orienté support opérationnel et administratif
  • Rôle clé dans la qualité de service aux locataires

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