Sous l’autorité du Directeur d’établissement, et en relation avec l’ensemble de l’équipe, le/la secrétaire est chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat des résidences sur laquelle il/elle intervient. Il/elle participe à la gestion courante de l’établissement en prenant en charge un certain nombre d’activités dans le domaine administratif, commercial et technique. Il/elle favorise, de par son action, l’échange et le partage d’informations entre les différents membres de l’équipe, dans le respect du projet associatif d’ARPAVIE et des règles de confidentialité, et dans un souci permanent de qualité du service rendu.
Les activités sont les suivantes :

L’accueil / le standard téléphonique
-             Assure, l’accueil physique de toutes les personnes se présentant à la résidence, informe, conseille.
-             Assure le standard téléphonique de la résidence
-             Réceptionne et oriente les appels en évaluant leur niveau de priorité et d’urgence.
-             Prend les messages et les diffuse aux personnes concernées

La gestion du secrétariat
-          Assure une bonne circulation de l’information entre les différents membres de l’équipe (cahier de liaison).
-          Réceptionne, trie et oriente le courrier. Gère l’agenda du Directeur.
-          Rédige et met en forme des documents sur support informatique : Word, Excel, Powerpoint…
-          Reproduit et diffuse des documents et/ou informations diverses. Classe et archive les différents dossiers.
-          Assure la gestion des fournitures et matériels divers (commandes, réception, facturation).

Les relations résidents
-          Contribue au service rendu aux résidents, dans le respect du projet associatif d’ARPAVIE
-          Participe à la constitution des dossiers d’entrée et de sortie des résidents.
-          Accompagne les résidents dans le montage de leurs dossiers administratifs.
-          Assure la gestion et le suivi des RDV des résidents.

La participation à la gestion technique de l’établissement
-          Participe à l’accueil et au suivi des interventions des entreprises.
-          Participe, par délégation du Directeur d’établissement, aux activités de pré-commercialisation
La participation aux activités de commercialisation de la résidence
-          Participe à l’accueil des prospects, leur fait visiter l’établissement et fournit toutes les informations nécessaires
-          Participe à la promotion de l’établissement auprès des prescripteurs potentiels.
Autres activités :
-          Participe à la gestion administrative et comptable de l’établissement.
-          Assure le suivi de la comptabilité des caisses.
-          Assure la gestion des factures, en lien avec les services comptables du siège.
-          Participe à la gestion administrative du personnel, en lien avec le directeur.
-          Assure la gestion et le suivi du service restauration.
-          Participe au développement des animations en rés

Formation en secrétariat, gestion ou médico-social. Première expérience souhaitée sur un poste similaire, idéalement au sein d’un établissement social, médico-social ou de santé, souhaitée.

CONNAISSANCES REQUISES
 
·          Connaissances des problématiques liées au vieillissement et à l’accompagnement des personnes âgées.

·          Maîtrise de l’outil informatique.

·          Aisance rédactionnelle.

APTITUDES
·          Qualités relationnelles,

·          Sens de la communication,

·          Adaptabilité,

·          Organisation et rigueur,

·          Discrétion,

·          Sens de la confidentialité,

·          Autonomie,

·          Esprit d’initiative,

·          Esprit de synthèse,

·          Capacité à travailler en équipe,

·          Intérêts pour les problématiques humaines et sociales,

·          Aimer le contact avec les personnes âgées et leur famille,

·          Être souriant,

·          Avoir le sens du service,

·          Être polyvalent.

- Remboursement de 50% des transports en commun

- Restauration sur place